GUIA DE SA TROBADA

La trobada dels esplais que formen el GDEM és un acte que es realitza cada any, i un dels més importants d’aquesta organització. És un acte que implica a molta gent i altres entitats que no són de l’esplai. És important una bona organització ja que el nombre de persones que hi participen és molt elevat. L’entitat que assumeix apadrinar aquest acte no fa falta sigui una associació amb una gran experiència, l’única cosa que es necessita és motivació, implicació i interès per organitzar l’acte. Una vegada acabat l’acte podem treure el fruit de tota la feina que es realitza. La satisfacció és gran.

Per tal de tenir una idea de les coses importants que s’han de preveure per aquest acte, aquí teniu una mica de guia de les coses que creim més importants i imprescindibles:

Realització d’un projecte: uns quants mesos abans (almenys mig any abans), és important l’elaboració d’un petit projecte per tal de poder presentar a les diferents entitats i institucions que s’han d’implicar en l’acte. En aquest projecte és important que hi hagi:

• Introducció: qui som? Què feim? Participants…
• Dades i lloc de l’activitat: quin dia serà i el lloc on es realitzarà.
• L’horari base de la trobada: Un esboç de l’horari que es seguirà durant el dia.
• Activitats: s’ha d’explicar el tipus d’activitats que es duran a terme (exemple; passacarrers, tallers, jocs..)
• Zona ocupada: s’ha de tenir una idea del lloc on es realitzaran les activitats. (carrers que s’iutilitzaran)
• Entitats implicades: hauríem de parlar de les diferents entitats que no són de l’esplai que volem que participin en l’acte, i quines coses necessitam de cada una d’elles.
• Fil conductor: cal parlar quin serà el fil conductor que relacionarà totes les activitats.
• Material: Una primera relació del material que s’utilitzarà (taules, cadires, escenari…)

Organització de l’equip de feina: l’equip de treball ha d’establir unes pautes de treball. Cal tenir clar si les persones de l’equip es divideixen per comissions i cada comissió s’encarrega d’una cosa en concret. Cada comissió haurà de realitzar un plà de treball, haurà d’establir uns dies de reunions i unes tasques a realitzar. S’ha de tenir en compte que hi ha d’haver un responsable de cada comissió per tal d’informar a la resta de gent implicada. És important que sempre sigui la mateixa persona que assisteixi a les reunions i tengui la relació amb les altres persones per tal d’evitar confusions. Les diferents comissions de treball que hi pot haver són:

• Comissió de logística: s’ha d’encarregar de preparar l’arribada dels participants.
• Comissió d’activitats dels infants: (comissió de petits, grans i joves). Cada edat és una comissió diferent ja que les edats no són les mateixes per a tothom.
• Comissió d’ambientació: s’encarrega de realitzar tota l’ambientació pel dia de la trobada.
• Comissió d’eucaristia: s’encarrega de posar-se en contacte amb el consiliari i preparar conjuntament el moment de pregària.
• Comissió de pla pluja: en cas de que faci un dia de pluja s’ha de tenir elaborat un pla alternatiu per tal de distribuir a tota la gent a diferents llocs, i poder seguir en les activitats.

Cada comissió s’ha de fer càrrec d’organitzar les activitats d’aquell moment, concretar monitors a cada lloc i la setmana anterior a la trobada fer la compra de material necessari. És important que cada reunió de cada comissió s’informi posteriorment a l’equip d’organització general i sobretot al responsable per tal d’evitar possibles conflictes. És molt important que hi hagi comunicació ja que és un acte d’una certa categoria i hi pot haver molt de mal entesos si no hi ha una bona i fluida comunicació.

1. Organització de les reunions prèvies i dels dies previs: l’equip que apadrina l’acte, és important que estableixi un calendari d’actuació. Es poden establir dates de reunions i tasques que s’han de realitzar per a questes reunions. L’equip s’encarregarà de fer d’intermediari i de relacions amb les altres entitats que no sigui dels esplais.
2. Difusió: és important fer propaganda de l’acte ja que és reconegut a nivell de tota l’illa de Mallorca. Un mes abans de la trobada s’ha de començar a fer difusió ja sigui per via cartells, premsa local i autonòmica, televisió… així com es cregui més adient. És convenient aplicar al màxim de persones possibles i empreses i altres entitats.
3. Institucions: una vegada elaborat el projecte és necessari que l’equip organitzador estableixi una relació amb les institucions públiques per tal de sol·licitar totes les coses necessàries pel dia de la trobada. Es pot fer una reunió amb l’ajuntament però sobretot s’han de realitzar les INSTÀNCIES on es sol·licitat el lloc d’ocupació de l’activitat i sobretot tots els recursos humans necessaris (policies, brigada de l’ajuntament…). Si cal també s’ha d’establir un contacte amb el Govern o consell de les illes, per tal de demanar ajudes.
4. Dies previs: quan només falten pocs dies per a la celebració de l’acte, normalment és quan hi ha més implicació per part de tots, per això es necessari un pla d’organització de totes les tasques hi ha per aquests dies i assignar les persones que les realitzin. Quan hi ha tanta gent implicada es necessari unes quantes persones que sapin totes les feines que s’han de realitzar i vagin distribuint a la gent.

Aquests punt creim que són els rellevants i els que s’han de tenir en compte a l’hora de realitzar un acte d’aquestes magnituds. Hi ha feina a fer però amb l’energia i motivació de tots és un acte molt engrescador. L’empenta és el que es necessita i és una cosa que tots tenim present. Per tant, ànims i coratge que el món del temps lliure vos ho agrairà.